Zasady zwołania walnego zgromadzenia wspólników…

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. W wielu spółkach rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W ich przypadku zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do końca czerwca. Jeśli zaś w określonej spółce z o.o. rok obrotowy nie pokrywa się z rokiem kalendarzowym i kończy się np. 31 marca, to zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się do 31 września tego roku. Wskazany w przepisach termin wyznacza pewne maksimum. Ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników nie trzeba więc czekać sześć miesięcy, można je zorganizować wcześniej. Datą początkową, od której możliwe jest zwołanie zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest oczywiście moment przygotowania sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

Zgromadzenie wspólników jako organ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działa przede wszystkim poprzez podejmowanie uchwał, które następnie są realizowane przez zarząd. Kodeks spółek handlowych wprowadza mechanizmy służące ochronie praw wspólników i interesów spółki, gdy podjęte uchwały są sprzeczne z ustawą bądź samą umową spółki. Taką ochroną jest możliwość wytoczenia powództwa o stwierdzenie nieważności bądź bezskuteczność podjętej przez zgromadzenie wspólników uchwały. Celem prawidłowego zwołania zgromadzenia wspólników należy zwrócić szczególną uwagę przede wszystkim na:

  1. Treść zaproszenia.

Co do zasady zwołania zgromadzenia wspólników dokonuje zarząd, wysyłając wszystkim wspólnikom w odpowiednim terminie zaproszenia określonej treści. W pismach tych należy bezwzględnie oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia (tj. dokładny adres, pod którym ma się odbyć zgromadzenie) oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zaś, gdy na zgromadzenie wspólników ma podjąć uchwałę w przedmiocie zmiany umowy spółki należy również wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (art. 238 § 2 k.s.h.).

Art.  238.  [Tryb zwołania zgromadzenia wspólników]

§  1. 

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

§  2. 

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian.

  1. Szczegółowy porządek obrad.

Przepisy prawa nie precyzują, co należy rozumieć pod pojęciem „szczegółowy porządek obrad”. Uznać jednak należy, że poszczególne jego punkty powinny być na tyle doprecyzowane, aby wspólnik był w stanie dowiedzieć się, jakie kwestie będą omawiane oraz poddane pod głosowanie. Wspólnicy muszą mieć bowiem możliwość podjęcia decyzji, co do wzięcia udziału w zgromadzeniu oraz prawidłowego przygotowania się do niego. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 maja 2009 r., sygn. akt I CSK 406/08, wskazał, że porządek obrad zgromadzenia należy sformułować na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwoływania tego zgromadzenia. Sąd Najwyższy we wskazanym orzeczeniu podkreślił także, że dopuszczalne jest jego zwięzłe sformułowanie i nie wymaga wskazywania brzmienia planowanych uchwał. Nie można jednak czynić tego zbyt ogólnikowo bądź niedokładnie, gdyż może zostać postawiony zarzut, wprowadzenia wspólników w błąd. Warto również podkreślić, iż co do zasady, warunkiem powzięcia uchwały w danej sprawie jest jej zamieszczenie w porządku obrad (art. 239 k.s.h.).

Art.  239.  [Powzięcie uchwały nieobjętej porządkiem obrad]

§  1. 

W sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.

§  2. 

Wniosek o zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników oraz wnioski o charakterze porządkowym mogą być uchwalone, mimo że nie były umieszczone w porządku obrad.

Głosowanie nad uchwałą nieobjętą porządkiem obrad możliwe jest bowiem w przypadku reprezentowania 100% kapitału zakładowego na zgromadzeniu przy jednoczesnym braku sprzeciwu zgłoszonego przez któregokolwiek ze wspólników.

3. Przesłanie zaproszenia wszystkim uprawnionym do głosu.

Zaproszenia należy doręczyć wszystkim wspólnikom. Ponadto, informację o zwoływanym zgromadzeniu należy przekazać również zastawnikowi, użytkownikowi udziału, o ile umowa spółki przyznaje im prawo głosu, a spółka została poinformowana o fakcie ustanowieniu zastawu bądź użytkowania.

  1. Prawidłowa forma i adres doręczenia.

Jeżeli umowa spółki nie przewiduje innych sposobów wysyłania zawiadomień o planowanym zgromadzeniu wspólników, zgodnie z kodeksem spółek handlowych powinny one być wysłane listami poleconym bądź przesyłką kurierską. W przypadku wyrażenia uprzedniej zgody przez wspólnika, może być on zawiadomiony również pocztą elektroniczną, na wskazany przez niego adres e-mailowy. Gdy zaproszenia są wysyłane pocztą (kurierem), zarząd musi dochować należytej staranności przy ustalaniu adresów wspólników. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z dnia 23 listopada 2012 r., sygn. akt VI ACa 655/12, stwierdził, że „za prawidłowe należy uznać przede wszystkim adresy wskazane spółce wprost przez wspólnika, a więc adresy wynikające z księgi udziałów i listy wspólników. Jeżeli wspólnik nie podał spółce innego adresu, należy potraktować ten adres jako aktualny. Dopiero gdyby spółka, a dokładniej jej zarząd, na podstawie innych dokumentów powzięła wątpliwość, co do prawidłowego adresu wspólnika, powinna dokonać stosownych ustaleń.” Przy czym podkreślić należy, że ciężar dowodu wykazania nieprawidłowości w dokonanym zawiadomieniu o zgromadzeniu spoczywa na wspólniku, który taki zarzut podnosi.

Spóźnienie się z terminem wysłania zaproszenia.

Jeżeli chodzi o termin w którym zawiadomienia winny być wysłane, to kodeks spółek handlowych wskazuje, że w przypadku Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników powinno to nastąpić przynajmniej z dwutygodniowym wyprzedzeniem przed datą zwołanego zgromadzenia. Podkreślenia wymaga fakt, że kodeks mówi o terminie wysłania zawiadomienia, a nie jego faktycznego doręczenia. Dodatkowo wskazać należy, że zgodnie z orzecznictwem sądowym termin ten jest zachowany, jeżeli kończy się najpóźniej z upływem dnia poprzedzającego wskazany w zaproszeniu dzień odbycia zgromadzenia wspólników. Zatem w praktyce oznacza to, że w przypadku wyznaczenia zgromadzenia wspólników na dzień 20 marca 2015 r., zaproszenia powinny zostać wysłane najpóźniej 5 marca 2015 r.Trzeba wyraźnie zaznaczyć, że w przypadku zwyczajnego zgromadzenia wspólników okres pomiędzy wysłaniem zawiadomienia a dniem jego odbycia musi być dłuższy niż wspomniany dwutygodniowy termin. Ma to związek z treścią art. 68 ustawy o rachunkowości, który ma charakter przepisu szczególnego i stosuje się go w pierwszej kolejności przed przepisami kodeksu spółek handlowych dotyczącymi terminu zwoływania zgromadzenia wspólników. Z art. 68 ustawy o rachunkowości wynika jednoznacznie, że wspólnik powinien mieć co najmniej 15 dni na zapoznanie się ze sprawozdaniem finansowym oraz opinią biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania. Oznacza to, iż wysłanie zawiadomienia do wspólników w związku ze zwołaniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników powinno nastąpić znacząco wcześniej tak, aby wspólnicy na 15 dni przed terminem zgromadzenia mieli faktyczną możliwość zapoznania się z dokumentami finansowymi, które będą przedmiotem obrad tego zgromadzenia.

Przekładając wszystkie powyższe formalne wymagania prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników na możliwość skutecznego zaskarżenia podjętej uchwały z uwagi na ich niespełnienie, wskazać należy, że w orzecznictwie dominuje stanowisko, zgodnie z którym wszelkie nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia wspólników, podobnie jak i inne uchybienia w podejmowaniu uchwały, mające charakter wyłącznie formalny, mogą stanowić skuteczną podstawę żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wtedy, gdy wpłynęły na jej treść (tak m.in.: SN w wyroku z dnia z 26 marca 2009 r., I CSK 253/08, oraz w wyroku z dnia 12 października 2012 r., IV CSK 186/12). Oznacza to, że w każdym przypadku Sąd będzie brał pod uwagę, czy w przypadku gdyby zgromadzenie wspólników zostało skutecznie i prawidłowo zwołane to treść i wynik głosowania nad uchwałą pozostawałyby niezmienne.

Jednak mimo tego dość liberalnego stanowiska Sądu Najwyższego, wydaje się zasadne, by nie narazić Spółki na bądź co bądź długotrwałe procesy o unieważnienie uchwał, stosowanie się przez zarząd do obowiązujących zarówno w kodeksie spółek handlowych, jak i w umowie spółki reguł zwoływania zgromadzenia, gdyż jak wynika z powyższego, już na tym etapie można doprowadzić do popełnienia szeregu błędów, mogących skutkować stwierdzeniem nieważności podjętych na tym zgromadzeniu uchwał.

  1. Podjęcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.

Abstrahując od powyższego nie sposób również pominąć treści art. 240 ksh:

art. 240. Podjęcie uchwały bez formalnego zwołania zgromadzenia.

Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Jak wynika z powyższego Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników może się odbyć bez wcześniejszego zawiadomienia o jego terminie i szczegółach porządku obrad w przypadku gdy wspólnicy reprezentujący cały kapitał zakładowy są obecni oraz nikt z obecnych nie zgłosi sprzeciwu.

Opublikowane przez Mecenaska

Adw. Danuta Knapik, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji w Katowicach na kierunku Prawo, ukończyła aplikację adwokacką przy Okręgowej Radzie Adwokackiej w Katowicach, aktualnie prowadzi Kancelarię Adwokacką w Bielsku Białej oraz uczęszcza na studia podyplomowe na Uniwersytecie Śląskim o tematyce „Prawo w ochronie zdrowia”. Specjalistka z zakresu prawa cywilnego, prawa w ochronie zdrowia oraz prawa autorskiego.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

%d blogerów lubi to: